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Manuale di gestione dei documenti
del Comune di Cavarzere
I N D I C E
Art. 1 Oggetto della disciplina – Finalità
Art. 2 Il servizio del protocollo
Art. 3 Protocollazione con sistemi automatizzati
Art. 4 Eliminazione dei protocolli interni
Art. 5 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
Art. 6 Ricezione dei documenti informatici
Art. 7 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo
Art. 8 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici
Art. 9 Documenti soggetti a registrazione di protocollo
Art. 10 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
Art. 11 Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo
Art. 12 Registrazione di protocollo dei documenti informatici
Art. 13 Segnatura di protocollo
Art. 14 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo
Art. 15 Segnatura di protocollo dei documenti informatici
Art. 16 Annullamento delle registrazioni di protocollo
Art. 17 Registro giornaliero di protocollo
Art. 18 Registro giornaliero informatico di protocollo
Art. 19 Registro di emergenza
Art. 20 Differimento dei termini di registrazione
Art. 21 Documenti inerenti a gare d 'appalto
Art. 22 Corrispondenza personale o riservata
Art. 23 Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo
Art. 24 Classificazione dei documenti
Art. 25 Archivio corrente
Art. 26 Archivio storico
Art. 27 Il processo di assegnazione dei documenti
Art. 28 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo
Art. 29 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informatico
Art. 30 Modifica delle assegnazioni
Art. 31 Scansione dei documenti
Art. 32 Formazione ed identificazione dei fascicoli
Art. 33 Tenuta e conservazione dei fascicoli dell'archivio corrente
Art. 34 Versamento dei fascicoli nell'archivio di deposito
Art. 35 Spedizioei di documenti su supporto cartaceo
Art. 36 Spedizione dei documenti informatici
Art. 37 Archiviazione dei documenti informatici
Art. 38 Accesso da parte degli uffici utente
Art. 39 Accesso da parte di utenti esterni all'Amministrazione
Art. 40 Accesso da parte di altri settori o altre pubbliche amministrazioni
Art. 41 Responsabile della tenuta del Protocollo
Art. 42 Responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico
Art. 43 Rinvio
Articolo 1
Oggetto della disciplina - Finalità
1. Le presenti norme disciplinano, nell’ambito dell’ordinamento vigente, la tenuta del protocollo informatico del Comune di Cavarzere.
2. Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali dell’Amministrazione comunale.
3.Il protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale all’interno dell’Ente, anche ai fini di snellimento e trasparenza dell’azione amministrativa.
4. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento.
Articolo 2
Il servizio del protocollo
1. Per la gestione dei documenti il Comune di Cavarzere viene considerato un’unica Area Organizzativa Omogenea di cui all’art.50, 4° comma, del D.P.R. 28.12.2000 n. 445.
2. Alla tenuta del protocollo informatico è preposto l’Ufficio Archivio e Protocollo, chiamato a svolgere anche un ruolo di coordinamento e di indirizzo nei confronti delle strutture dell’Ente, al fine di garantire l’uniformità dell’attività di protocollazione.
3. I vari Settori comunali, come suddivisi nei Servizi indicati all’art. 11 del Regolamento comunale sull’ordinamento generale degli uffici e dei servizi, supportano e collaborano con l’Ufficio Archivio e Protocollo con le modalità e nei limiti loro consentiti per il migliore funzionamento dell’Ufficio stesso.
Articolo 3
Protocollazione con sistemi automatizzati
1. Il Comune di Cavarzere si avvale di un protocollo informatico unico. Tale sistema informatico, che utilizza l’infrastruttura di rete interna dell’Amministrazione, è utilizzato per tutti i documenti in entrata, in uscita e per la posta interna dell’Ente e su di esso intervengono, secondo le abilitazioni riconosciute, tutti gli Uffici dell’Ente.
2. La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all’inizio dell’anno successivo.
3. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.
4. Il protocollo gestito con il sistema informatico deve in particolare:
a) garantire la sicurezza e l’integrità dei dati;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita;
c) consentire, in condizioni di sicurezza, e nel rispetto della normativa, l’accesso esterno da parte di soggetti autorizzati;
d) consentire un sistema di gestione documentale integrato con quello di classificazione dei documenti.
Articolo 4
Eliminazione protocolli interni
1. Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di protocollazione alternativa al protocollo informatico.
2. In deroga a quanto previsto al precedente 1° comma ed in ragione della specificità dell’attività relativa, sono autorizzati alla tenuta di protocolli separati i seguenti servizi:
a) Segreteria del Sindaco per i documenti riservati ritenuti tali dal Sindaco.
Articolo 5
Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione attraverso:
- il servizio postale;
- la consegna diretta agli uffici utente;
- gli apparecchi telefax.
2. I documenti che transitano attraverso il Servizio postale vengono ritirati quotidianamente dagli uscieri e consegnati all’Ufficio Archivio e Protocollo.
3. I documenti consegnati a mano agli uffici utente, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell’arco della stessa giornata all’Ufficio Archivio e Protocollo.
4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consente l’acquisizione in formato elettronico (fax management system), sono trattati come quelli consegnati direttamente agli uffici utente. Con la disponibilità di un fax management system, invece, si applicano le procedure previste per la ricezione dei documenti informatici.
Articolo 6
Ricezione dei documenti informatici
1. La ricezione dei documenti informatici indirizzati all’Ente è assicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale riservata a questa funzione.
2. L’indirizzo di tale casella di posta elettronica viene pubblicizzato dall’Amministrazione Comunale nei modi ritenuti necessari ed idonei.
3. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente sono da questi valutati e, se soggetti a registrazione di protocollo, immediatamente inoltrati all’Ufficio Archivio e Protocollo.
Articolo 7
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo
1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l’ufficio che lo riceve è autorizzato a fotocopiare il documento e ad apporre sulla copia il timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore.
2. Se il documento cartaceo viene consegnato direttamente all’Ufficio Archivio e Protocollo l’Ufficio esegue la registrazione di protocollo in arrivo e rilascia la fotocopia del documento con gli estremi della segnatura.
Articolo 8
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici
1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall’Amministrazione.
Articolo 9
Documenti soggetti a registrazione di protocollo
1. I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici utente, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo.
Articolo 10
Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa.
2. Sono, altresì, esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione Comunale e precisamente:
a) gli atti deliberativi del Consiglio e della Giunta Comunali in quanto hanno una propria numerazione inalterabile e desumibile dalle registrazioni curate dall’Ufficio Segreteria;
b) le determinazioni del Segretario comunale e dei Responsabili di settore in quanto hanno una propria numerazione inalterabile e desumibile dalle registrazioni curate dall’Ufficio Segreteria;
c) i decreti del Sindaco in quanto hanno una propria numerazione inalterabile e desumibile dalle registrazioni curate dall’Ufficio Segreteria;
d) le ordinanze comunali in quanto hanno una propria numerazione inalterabile e desumibile dalle registrazioni curate dall’Ufficio Segreteria;
e) i verbali di contravvenzione al Codice della Strada e non in quanto hanno una propria numerazione inalterabile e desumibile dalle registrazioni curate dall’Ufficio Polizia Municipale;
f) le certificazioni dei servizi demografici e le annotazioni sui registri dello Stato Civile.
3. Sono, infine, esclusi dalla registrazione di protocollo gli allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione, ivi compresi, di norma gli elaborati tecnici.
Articolo 11
Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo
1. Per ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto o spedito dall’Amministrazione, è effettuata una registrazione di protocollo.
2. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.
3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori.
4. I dati obbligatori sono:
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili.
5. Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi possono essere:
a) data di arrivo;
b) luogo di provenienza, o di destinazione, del documento;
c) numero degli allegati;
d) descrizione sintetica degli allegati;
e) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;
f) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;
g) ufficio utente di competenza;
h) copie per conoscenza;
i) tipo di documento.
Articolo 12
Registrazione di protocollo dei documenti informatici
1. La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l’operatore addetto ne ha verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma.
2. Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli su supporto cartaceo, con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’impronta del documento informatico, registrata in forma non modificabile.
3. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati.
4. Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto.
Articolo 13
Segnatura di protocollo
1. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.
Articolo 14
Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo
1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni:
a) denominazione dell’Amministrazione;
b) codice identificativo dell’Amministrazione;
c) data e numero di protocollo del documento;
d) indice di classificazione.
Articolo 15
Segnatura di protocollo dei documenti informatici
1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file idoneo allo scopo.
2. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle elencate negli articoli 9 e 19 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:
a) codice identificativo dell’Amministrazione
b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea
c) data di protocollo
d) numero di protocollo
e) indice di classificazione
f) oggetto del documento
g) mittente
h) destinatario o destinatari
3. Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono specificare opzionalmente anche le seguenti informazioni:
a) persona o ufficio destinatario
b) identificazione degli allegati
c) informazioni sul procedimento e sul trattamento.
4. La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento informatico sono conformi alle disposizioni tecniche di cui alla Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28.
Articolo 16
Annullamento delle registrazioni di protocollo
1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate dal Responsabile del procedimento di registrazione.
2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura.
3. L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le modalità di cui all’articolo 8 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:
a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo;
b) delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato.
c) le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell’art. 54, del testo unico 28.12.2000 n. 445.
Articolo 17
Registro giornaliero di protocollo
1. Il Responsabile del procedimento di registrazione, qualora lo ritenga necessario, provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
Articolo 18
Registro giornaliero informatico di protocollo
1. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili.
Articolo 19
Registro di emergenza
1. Il Responsabile del procedimento di registrazione è autorizzato allo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri cartacei di emergenza ogni qualvolta, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il sistema informatico.
2. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte nell’articolo 63 del testo unico 28.12.2000 n. 445, e precisamente:
- Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.
- Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
- Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.
- La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.
- Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
Articolo 20
Differimento dei termini di registrazione
1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti.
2. Eccezionalmente, con provvedimento motivato del Responsabile del procedimento di registrazione, può essere differita la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo.
Articolo 21
Documenti inerenti a gare d’appalto
1. La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e inviata all’ufficio utente interessato.
2. Dopo l’apertura delle buste sarà cura dell’ufficio utente che gestisce la gara d’appalto riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti.
Articolo 22
Corrispondenza personale o riservata
1. La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta da uffici incaricati della registrazione di protocollo dei documenti in arrivo.
2. La corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli all’Ufficio Archivio e Protocollo.
Articolo 23
Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo
1. I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo.
2. Qualora pervengano all’Amministrazione, successivamente per posta, gli originali, ad essi sono attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax.
Articolo 24
Classificazione dei documenti
1. La classificazione è l’operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell’Amministrazione comunale.
Articolo 25
Archivio corrente
1. La gestione dell’archivio corrente (atti relativi ad affari ancora in corso) è svolta dai singoli uffici comunali che, provveduto definitivamente, consegnano le pratiche all’Archivio di deposito, la cui attività è di competenza dell’ufficio Archivio e Protocollo.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
4. La selezione periodica finalizzata alla conservazione permanente dei documenti dovrà avvenire nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di scarto d’archivio, in particolare per la tutela dei beni culturali.
Articolo 26
Archivio storico
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti all’Archivio storico.
2. Il servizio di Archivio storico è disciplinato con apposito provvedimento regolamentare.
Articolo 27
Il processo di assegnazione dei documenti
1. Per assegnazione di un documento si intende l’operazione di individuazione dell’ufficio utente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. Tale ufficio nel seguito sarà denominato “ufficio utente di competenza”.
2. Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, una di seguito all’altra, fino ad arrivare all’ufficio utente di competenza.
3. L’Ufficio Archivio e Protocollo è abilitato all’operazione di assegnazione dei documenti.
Articolo 28
Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo
1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici utente di competenza, che li prendono in carico.
Articolo 29
Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informatico
1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione per via telematica, o comunque su supporto informatico, sono trasmessi, di norma, agli uffici utente di competenza attraverso la rete interna dell’Amministrazione, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile ed assegnazione.
2. La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo automatico e la data di ingresso dei documenti negli uffici utente di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.
3. In caso di impossibilità a procedere in base a quanto previsto dai succitati commi 1 e 2 del presente articolo, verrà provveduto con le modalità di cui all’art.28.
Articolo 30
Modifica delle assegnazioni
1. Nel caso di un’assegnazione errata, l’ufficio che riceve il documento lo rinvia all’ufficio che glielo ha erroneamente assegnato il quale apporterà le correzioni necessarie.
2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tali correzioni.
Articolo 31
Scansione dei documenti
1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo non vengono acquisiti in formato immagine mediante processo di scansione in quanto non sono attualmente disponibili le necessarie tecnologie.
Articolo 32
Formazione ed identificazione dei fascicoli
1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli.
2. La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l’operazione di “apertura” che comporta, al minimo, la registrazione delle seguenti informazioni:
- numero del fascicolo;
- oggetto del fascicolo;
- data di apertura;
- Settore ed ufficio utente produttore.
Articolo 33
Tenuta e conservazione dei fascicoli dell’archivio corrente
1. I fascicoli cartacei dell’archivio corrente sono conservati negli uffici utente di competenza e formati a cura dei Responsabili dei procedimenti amministrativi.
L’aggiornamento dello stato di avanzamento dei provvedimenti amministrativi è eseguito a cura dei rispettivi Responsabili.
Articolo 34
Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito
1. All’inizio di ogni anno, gli uffici utente individuano i fascicoli relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti.
2. I fascicoli così individuati sono trasmessi all’archivio di deposito con un’apposita funzione del sistema di protocollo informatico. Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell’archivio corrente.
3. Il Responsabile dell’Ufficio Archivio e Protocollo cura la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.
Articolo 35
Spedizione di documenti su supporto cartaceo
1. L’Ufficio Archivio e Protocollo provvede alla spedizione dei documenti da spedire su supporto cartaceo fatti pervenire dagli uffici utente che avranno cura di indicare per ogni singolo documento l’esatto e completo indirizzo del destinatario.
2. In caso di necessità, per spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, o altro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica viene compilata a cura degli uffici utente.
Articolo 36
Spedizione di documenti informatici
1. La spedizione dei documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica di cui all’art. 15, 1° comma, del DPCM 31 ottobre 2000.
2. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza, sono conformi alle disposizioni contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28.
3. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari.
Articolo 37
Archiviazione dei documenti informatici
1. I documenti informatici sono archiviati su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
Articolo 38
Accesso da parte degli uffici utente
1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di password.
2. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento inserisce preventivamente il livello di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema.
3. In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne fissa anche il livello di riservatezza.
Articolo 39
Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione
1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti esterni all’Amministrazione è realizzato mediante l’impiego di sistemi di riconoscimento ed autenticazione basati sulla carta d’identità elettronica, carta nazionale dei servizi o firma elettronica.
2. Agli utenti riconosciuti ed abilitati alla consultazione sono rese disponibili tutte le informazioni necessarie e sufficienti all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 40
Accesso da parte di altri settori o altre pubbliche amministrazioni
1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altri settori od altre pubbliche amministrazioni, è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
2. In questi casi, sono rese disponibili le seguenti informazioni:
- il numero e la data di protocollo, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
- il numero e la data di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso il numero e data di protocollo attribuiti dall’Amministrazione al documento spedito.
Articolo 41
Responsabile della tenuta del protocollo
1. E’ Responsabile delle attività connesse alla tenuta del protocollo con sistemi informatici il responsabile dell’Ufficio Archivio e Protocollo, designato tra gli operatori dell’Ufficio Archivio e Protocollo dal Responsabile del Settore Segreteria – Affari Generali al quale risponde direttamente ed a cui spetta la supervisione del servizio.
2. Il Responsabile della tenuta del protocollo informatico provvede a:
a) individuare gli utenti ed eventualmente attribuire loro un livello di autorizzazione all’uso di funzioni della procedura, secondo gli uffici di appartenenza;
b) disporre, in coordinamento con il responsabile informatico, se nominato, affinchè la funzionalità del sistema in caso di guasti e/o anomalie sia ripristinata al più presto;
c) garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di protocollazione.
Articolo 42
Responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico
1. Il responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico è il responsabile della rete informatica comunale e viene nominato con decreto del Sindaco tra esperti nel settore dell’informatica.
Articolo 43
Rinvio
1. Per quanto non espressamente previsto nella presente disciplina si fa rinvio alla normativa vigente, allo Statuto e Regolamenti comunali ed agli atti di organizzazione dell’Ente.
2. I versamenti dei fascicoli da parte degli Uffici utente nell’archivio di deposito, di cui agli articoli 25 e 34 del presente manuale, sono sospesi in attesa che l’Amministrazione Comunale provveda a mettere a disposizione i necessari locali idonei ad ospitarli.
Manuale gestione documenti Cavarzere
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